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パソコンとスマホで共有できるスペースを無料で手に入れようDropbox使い方例

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Dropboxイメージ
というわけでDropbox第2回は実際の使い方例をいくつか挙げてみます。
たぶんほとんどの方が「具体的にどういうときに使うの?」っていう疑問をもつと思うんです。Evernoteユーザーなら、「エバーノートとどう使い分けたらいいの?」とか。Evernoteとの比較を書いてみたら長くなったのでドロップボックスとエバーノートとの違いは次回にお話させていただきます。

前回のお話→パソコンとスマホで共有できるスペースを無料で手に入れようDropboxインストール

1.Dropboxでできること

大きく3つです。
・簡単にパソコンのファイルをバックアップできる
・簡単にパソコンとスマホでデータを共有化できる(外出先で引き出せる)
・変更、削除しても簡単にデータを元に戻せる


「簡単に」がミソですね。専用アプリをインストールすれば通常のフォルダと同じ扱い方でOKなのが強みです。
さて上記を踏まえて具体的に何に使えばいいんでしょうか。

2.簡単にバックアップしよう

結局は「ネット上に自分のデータをどこまでなら預けられるか」ということなんですが、何かあったときのためのバックアップ手段としてDropboxなどクラウドを利用するのは非常に有効だと思います。極端な話、日本沈没しても海外サーバーならデータは多分生きてます。
ということでバックアップとして使う案が一つ。
Dropboxフォルダ内

社外秘のデータはオススメしませんが、よく使う仕事のファイル(書類テンプレートやマニュアル)や自分のお気に入りの音楽・動画ファイル、思い出の写真などを保存しておけば、もしお使いのパソコンに何かあったときでも他のパソコンやスマートフォンからいつでもデータを取り出すことができます。

3.簡単にデータを共有しよう

もう一つの案はデータの共有化です。
Dropboxで他の端末とデータを共有
Dropboxフォルダを作業フォルダにしてパソコンで書類を作れば、ネットカフェやスマートフォンで外出先からでも書類を確認することができます。またグループ内での共有設定にすれば、グループで同じデータをほぼリアルタイムに扱うことができます。実験データやその日のタスクを共有すればきっと共同作業も円滑に進むと思います。

4.簡単にリビジョン管理をしよう

最後の案として、リビジョン管理です。
もし間違えてファイルの変更やファイル自体を削除しちゃっても、いつでも「元に戻す/やりなおす」ができるっていうことですね。
書き換えた書類を以前の状態に戻したい場合は戻したい日付を選んで「復元」
Dropboxでリビジョン管理

削除したものを戻したいときもこんな風に簡単に「復元」できます。
Dropboxなら削除したファイルも簡単に復元

こんな感じでアナウンスされます。
Dropboxで復元した結果
ちなみにリビジョン管理システムにはSubversionというものがありますが、できることが多くプログラマ向けのシステムなので勉強せず使うにはかなり敷居が高いです。多分よく使う「元に戻す/やりなおす」くらいであればDropboxで十分だと感じています。

ということで銀行に現金を預けるようにお手持ちのパソコンのデータをクラウドに預けましょう。利息こそ付きませんが、作業の効率化や万が一のバックアップなど、きっとそれ以上の見返りを望めると思います。

Dropboxについて興味をもたれた方は前回の記事でインストール方法など解説してるので参考にしてください。
パソコンとスマホで共有できるスペースを無料で手に入れようDropboxインストール
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